Über die Jahre sind die To-do-Apps auf meinen jeweiligen Handys mehr und mehr geworden, ohne dass ich wirklich mehr und mehr geschafft hätte. Klar, der Tag hat nur 24 Stunden, kann man nun nüchtern sagen – aber mir geht es mit der Aussage eher darum, offene Dinge wirklich erledigt zu bekommen und idealerweise in selbstgesetzter Zeit oder eben vorgegebenen Deadlines. Und ja, da war ich in letzter Zeit nicht gut und die Tendenzen der Unpünktlichkeit und noch schlimmer, der Vergesslichkeit, eher steigend. Also, Gegenmaßnahme: Schluss mit mehr als einer To-do-App. Und ein System muss her. Was also lag näher, als mit GTD, Getting Things Done von David Allen loszulegen?
Im ersten Teil habe ich euch kurz meinen Wildwuchs an To-do-Apps gezeigt und warum mich das nicht weiter gebracht hat. Und ich hatte euch die Alternative Getting Things Done vorgestellt, verbunden mit den amazon-Links für den Buchkauf (Wie ich Dinge geregelt bekomme, die englische Ausgabe, Getting Things Done und das Praxisbuch Workbook ), sollte ich euch damit angesteckt haben und du nicht warten willst, bis mein zweiter Teil zwei und all die nachfolgenden Teile live gehen, der GTD dann in eine App gießen wird, kommt.
Und ja, ich werde nicht den kompletten Inhalt des Buches runterbeten, auch, da ich mir Ärger mit Mr. Allen ersparen will – aber ich gebe euch die Eckdaten und die Idee dahinter mit. Somit bist du in der Lage, für dich entscheiden zu können, ob GTD ein Modell ist, mit dem du arbeiten kannst und willst oder ob es dir widerstrebt und nicht zu deiner Arbeitsweise passt.
Das wichtigste, und damit hatte mich GTD als ich davon gehört hatte, sofort eingefangen, ist, sich klar zu werden, dass unser Gehirn ein super Denker ist, aber grottenschlecht, wenn es darum geht, sich an Sachen zu erinnern. Termine, Details, Zeitschriftenartikel, Einkaufslisten… all das verstopft unser Gehirn und hält es von seiner Kernkompetemz ab, dem Denken!
Daher baut GTD darauf, alles aus dem Kopf zu ziehen, was da nicht unbedingt hin muss – und das sind auf jeden Fall nicht Deadlines, Aufgaben und Medienmaterial für später. Und um hier die Denkleistung, also unseren Prozessor im Kopf, frei zu bekommen, gibt es fünf rudimentäre und essentiell wichtige Schritte:
- Sammle alles, was deine Aufmerksamkeit erfordert – in einem „externen Informationsspeicher“, egal, wie auch immer der aussieht. Klassisch: ein leerer Schuhkarton oder eine digitale Ablage.
- Verarbeite all die Dinge in deinem Informationsspeicher: Jede Information, die in deinem Informationsspeicher liegt, bekommt ein „worum geht es?“ und eine klare Vorgabe, „wann und wie darauf reagiert werden muss“.
- Organisieren: Jetzt merkt man, dass das Buch noch aus einer Zeit vor Apps und Hosentaschen-IT kommt: Vorstehende Ergebnisse, also das Was, Worum, Wie und Wann wird nun in strukturierte Listen (dazu gleich mehr) übertragen.
- Regelmäßige Durchsichten der strukturierten Liste(n): Prüfen, was erledigt wurde und was für eine Aufgabe nun als nächstes ansteht.
- Und nun der nach regelmäßiger Durchsicht wichtigste Punkt: Dinge erledigen: Was will ich als nächstes angehen und erledigen?
Sammeln: So banal sich vorstehende Punkte anhören, konsequent durchgezogen geben sie euch das Gefühl der Kontrolle zurück – was auch eine Grundvorraussetzung für die Nutzung ist! Solltet ihr nicht alles konsequent auf die Listen nehmen und jederzeit einen kompletten Überblick haben, wird euer Gehirn misstrauisch. Und wenn es der Liste mistraut, fängt es wieder an, sich parallel Sachen und Termine zu merken… und das ganze Trauerspiel beginnt von vorne! Dann entgeht euch auch dieses plötzlich neue Gefühl, dass man sich nun Ruhe und Zeit gönnen kann, um, wieder, strukturiert bessere Entscheidungen zu fällen!
Ratschläge, dass euer Schreibtisch zu Hause identisch dem im Büro aufgebaut und befüllt sein soll als auch Ablagen in Register, Aktendeckel oder sonstigen Papier-basierten Prozessen, lasse ich hier im Blog und Pod absichtlich weg – will ich euch doch in den folgenden Teilen eine App vorstellen, in der sich GTD komplett und problemlos abbilden lässt. Und ja, auch heute nenne ich den Namen der App… noch nicht!
Wichtige Kurzregeln: Verarbeiten macht ihr täglich im Kurzformat, je nach Aufgaben- und Dokumentenfülle bis zu max. 30 Minuten. Ziel ist, am Ende einen lückenlosen Überblick über den heutigen Tag zu haben. Alles, was heute fertig werden muss, alle begleitenden Unterlagen, alle Kontakte von Kollegen, die einbezogen werden, alle E-Mail-Adressen von Empfängern, die die Ergebnisse bekommen… es ist dann alles jederzeit griffbereit!
Freitags nimmt Verarbeiten dann einen größeren Rahmen ein, teilweise bis zu 90 oder gar 120 Minuten – schließlich wird nun die komplette Woche überpürft, unerledigtes, wenn es sich nicht schon von alleine erledigt hat, neu geplant und die komplette kommende Woche im Voraus durchgeplant.
Was ich für die Umsetzung in das App ausklammere, ist eine teilweise Eisenhower-Matrix: Ich sichte die Aufgaben nicht nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, sondern nur nach der Bedeutung. Ich frage also: „Worum geht es hier?“ um herauszufinden, ob von meiner Seite eine Aktion nötig ist oder nicht. Und bei nein wird die Aufgabe rigoros entsorgt! Alternativ kann sie irgendwann eine Aktion erfordern oder es ist eine Information, die ich in Zukunft mal gebrauchen werde – je nachdem verarbeite ich die Aufgabe unterschiedlich weiter.
Falls eine Aktion von meiner Seite notwendig ist, geht es um das „Was“ muss ich tun und das „bis wann„. Eiserne Regel: Alles, was unter zwei Minuten erledigt werden kann, wird umgehen sofort erledigt! Und: Muss ich mehrere Schritte zur Erledigung machen, mache ich daraus ein Projekt. Und sollte ich feststellen, dass ich nicht die richtige Person bin, delegieren! Und wenn ich der richtige bin, bearbeiten oder verschieben.
Und nun zum Organisieren. Das profitiert nun von meiner Vorarbeit: Kann ich es in zwei Minuten erledigen – weg damit. Muss ich mehr als einen Schritt, der länger als zwei Minuten dauert, machen, um es zu erledigen, ist es für mich ein Projekt. Habe ich es delegiert bzw. warte ich auf (teilweise) Zuarbeit von Kollegen, ist es auf der Warteliste (die bei mir, ganz Luftfahrt, Holding heißt!). Und ist es eine einzelne Handlung kommt sie auf die Liste nächste Schritte oder, wenn ein Termin involviert ist, in den Kalender.
Organisieren erlaubt auch, eine Tätigkeit zum besseren Verständnis zu untergliedern oder in weitere Unterprojekte aufzuteilen, wenn es wirklich komplex ist. Das könnt ihr im Rahmen eurer Ablage und Organisation gestalten, wie ihr euch am wohlsten fühlt – damit euer Gehirn dem System wirklich 100% Vertrauen schenkt!
Und dann gibt es ja immer wieder diese Aufgaben, die nichts von allem Vorstehendem sind. Aber auch hier gibt es einen Parkplatz: keine Aktion, aber irgendwann könnte es wieder relevant werden, ab auf die Vielleicht/Eines Tages Liste.
Und, ich hatte es schon mehrfach erwähnt, wenn es eine Information, ein Zeitungsartikel oder sonstwas ist, lege es einfach als Referenz ab.
Und nun nochmal zu dem, was ihr, nach GTD, ab sofort, und sei es nur für dich, Projekt oder Projekte nennt und die in nächster Zeit erledigt werden müssen: in der freitäglichen Durchsicht sicherstellen, dass du alle nächsten Schritte für jedes Projekt festgelegt hast. Ob du das nun in eine Liste „nächste Schritte“, was ich dir für die App-Umsetzung empfehle, damit alles an einem Ort bleibt, oder du es lieber in deinen Kalender mit Terminerinnerung legst, reine Geschmackssache. Es darf nur nicht untergehen und du sollst dir davon nichts, rein gar nichts merken müssen!
Und nun kommt einer der besten Teile: Das „natürliche Planungsmodell„. Basis hierfür ist die Frage, was ist zu tun und wer erledigt es?
Dahinter versteckt sich ein einfacher Grundgedanke: wir alle managen Projekte. Ja, doch, tun wir. Und zwar im Alltag. Projekt Einkaufen. Projekt Schuhe kaufen. Projekt Preisvergleich bei amazon und Bestellung des besten und günstigen Produkts. Und genauso versucht das natürliche Planungsmodell das abzubilden:
- Warum will ich das Projekt realisieren? Was ist der Zweck? Brauche ich einen Businessplan? Und, ganz wichtig: solange der Hauptzweck nicht klar ist, beginnt kein Projekt!
- Vor dem inneren Auge klar machen, wie ein erfolgreicher Ausgang des Projekts aussieht: was wird geschaffen, was beschafft, was bestellt, was beauftragt?
- Im täglichen Leben, gerade bei den Alltagsbeispielen, die ich zuvor aufgeführt haben, machen wir es auch, allerdings ohne nachzudenken und teils völlig automatisch: Kreativität an den Tag legen bei der Frage nach der Zielerreichung. Oder habt ihr noch nie aus dem Stand „die beste Einkaufsroute“ quer durch die Stadt „errechnet“ und was am Hin- und was lieber auf dem Rückweg angefahren wird?
- Und nun organisiert ihr eure Ideen: Was gehört zusammen? Was muss ich recherchieren? In welcher Reihenfolge muss ich die Schritte abarbeiten?
- Und jetzt, wieder ganz der GTD-Philisophie folgend, die Frage: Zu welchem Schritt kann ich übergehen, der mein Projekt voran bringt? (Und mache ich das selber oder delegiere ich es?)
Auch in diesem Modell müssen alle Informationen und Daten sowie Referenzen jederzeit griffbereit vorliegen, damit keine Zweifel entstehen, die den Projektausgang in Teilen oder gesamt gefährden könnten!
Daher: alles Weitere auf die nächste Schritte-Liste nehmen, quasi als Handlungsplan. Aber: konkret! Es muss sofort ersichtlich sein, worum es geht, welche Tätigkeit an welchem Ort ausgeführt werden muss.
Und nun kommen wir zu den weiteren beziehungsweise bereits erwähnten Listen:
- Warten (bei mir als Flieger und Aviation-Mensch heißt sie Holding): Hier habe ich eine Aufgabe an jemand anderen delegiert und warte auf Rückmeldung. Ich hinterlege hier, an wen, was ich delegiert habe und bis wann es wieder bei mir sein muss. Diese Liste screene ich wöchentlich, damit meine Projekte weiterlaufen und mir pünktlich zugearbeitet wird.
- Eines Tages/Vielleicht-Liste: Die Liste für Leute, die ihre Träume noch umsetzen wollen. Und auch für Projektmanager, die Dinge offen haben, die nicht auf die nächste Schritte Liste passen, aber ohne Notiz gedankliche Ressourcen fressen würden. Auch Dinge, die vielleicht erst im Ruhestand oder dem nächsten Urlaub angegriffen werden kommen auf diese Liste. Wichtig: kein Eintrag darf eine nächste Handlung haben – sonst ist es ein nächster Schritt und muss runter von dieser Liste!
So banal sich diese Liste anhört, sie ist nicht weniger wichtig… und schon manch einer, der „Flugschein machen“ auf der Liste hatte, ist heute schon seit fast 10 Jahren regelmäßig in der Luft!
Es gibt noch eine Alternative, die GTD vorsieht, statt den zuvor erwähnten Listen: die Auslöseliste. Da kommt dann ein Stichwort wie „Feuerwerk“ oder „Julian anrufen“ oder „Kündigen“ oder, oder, oder auf die Liste, was einen entsprechenden Gedanken triggern soll und euch in Handlung bringt. Da ich aber wirklich viel zu viel um die Ohren habe, würde ich hier meistens zu lange überlegen statt zu handeln, daher nutze ich diese Art der Listen nicht.
Und weil ich nach der Fertigstellung des „kompletten“ Teil zwei einfach festgestellt habe, dass es einfach zu viel ist – ist hier Schluss und ein zweiter Teil zwei geht auf die weiteren Schritte und Möglichkeiten von GTD ein.
Lasst euch vorstehende Punkte, allen voran die fünf Punkte als Hauptgerüst des Modells, durch den Kopf gehen, damit ihr sie für den nächsten Teil noch parat habt. Und gleich geht es weiter….
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