Neue Serie: Die restlose Auflösung meiner bisherigen To-do-Apps und die Zusammenführung unter Getting Things Done (GTD) – TEIL 1

Mein erstes echtes Smartphone war ein SonyEricsson Xperia X1: kleiner handlicher Knochen, mit Stift und hoch schiebbarem Display, darunter war, dann in der Querformat-Bedienung, eine vollwertige Tastatur. Betriebssystem: Windows Mobile. Allerdings: der beste Kalender und erst recht die allerbeste Kontakterfassung EVER! Da ist bis heute nichts Besseres gekommen – und trotzdem gab es damals diverse Hersteller, die noch schickere Apps und Interfaces gebaut haben. Und so zog die erste To-do-App auf meinem X1 ein. Und so ging es weiter… auf dem Androiden, dem HTC Hero, kurzer Abstecher auf ein HTC mit Windows, weitere Andrioden, kurzer Ausflug zu Apples Technikschrott namens iDings und wieder schnell zurück zu Android, nun auf der Google-eigenen Schiene namens Nexus und heute dann Pixel. In so gut wie jeder Generation der Geräte entdeckte ich eine neue To-do-App, die meine bisherige bzw. bisherigen ergänzte… und das teilweise bis heute! Nun ist der Moment gekommen: Was auch immer noch da ist, wird gelöscht und das alles zusammengeführt, und zwar unter einer „GTD“, Getting Things Done Struktur. Und dafür kommt für mich nur eine, ja, kostenpflichtige, App infrage. Im Rahmen eines mehrteiligen Blogs und Pods hier der Weg dahin, alle Schritte zu GTD, die Implementation in die App und um welche App es überhaupt geht – und was mir unterwegs so alles passiert ist. Start heute: ich führe meine alten Apps zusammen…

Gettings Things Done, David Allen, aus meinem Bücherregal / Bild-/Quelle: privat
Gettings Things Done, David Allen, aus meinem Bücherregal / Bild-/Quelle: privat

Wenn du regelmäßiger Leser und Hörer von mir bist, weißt du, dass ich aktuell auch dabei bin, alte „Blogleichen“ fertigzustellen und online zu bringen. In meinen Entwürfen schlummern gute 64, teils fast fertige oder nur aus einer Überschrift als Gedankenstütze befindliche Texte, die auf Fertigstellung und, wenn auch, was die ältesten angeht, über ein Jahr Verspätung, noch auf Veröffentlichung warten.

Klar, ein Teil war mein Eigenhosting und die damit verbundenen To-dos. Auch, dass mich diverse Kita-Viren nun bereits zum dritten Mal außer Gefecht setzen und somit kein konzentriertes Arbeiten oder eine Podcast-Aufnahme möglich war.

Aber: auch einen entscheidenden Beitrag, gerade für die „ganz“ alten Themen, ist meine weite Verstreuung von Notizen und selbstgesetzten Deadlines in verschiedenen Apps. Ich weiß, ihr glaubt mir das, ohne, dass ich Beweise antreten muss, aber, um euch ein Bild des Chaos als Abschreckung zu geben, hier meine – NOCH! – aktiven und in Nutzung befindlichen To-do-Apps:

  1. Die älteste Variante, die ich während meinen diversen Karriereschritten in der Luftfahrt nutze, auch weil ich Inhalte mit weiteren Kollegen und/oder Vorgesetzten freigeben konnte: Remember the Milk. Gut, die Anzahl an offenen Aufgaben hielt sich in Grenzen oder hat sich durch meine berufliche Neuorientierung erledigt, aber ein oder zwei aktive und immer noch aktuelle Erinnerungen waren da noch drin. Daher wird der manuelle Übertrag, da keine Export-Funktion vorhanden ist, obwohl ich zahlender Kunde bin, sehr schnell und einfach!
  2. RTM hat ein sehr gewöhnungsbedürftiges Interface und benötigt, wenn eine Notiz noch Notizen und Teilen haben möchte, diverse Taps, kann aber durch eine Webseite mit Sync etwas komfortabler genutzt werden. Mich störte anfangs am meisten, dass man keine Dokumente anhängen kann. Daher führte mich parallel als Dokumentenablage Evernote in der Bezahlvariante in mein privates papierloses Ablagesystem. Allerdings hatten verschiedene Strategiewechsel und damit verbundene eher schlechte oder rückläufige Update die Freue schon lange vermiest, aber es ging halt immer irgendwie. Bis das letzte Update kam, die Kosten gleich blieben und viele der vorherigen und mir wichtigen Funktionen, vielleicht nur erst mal aber auf jeden Fall vorübergehend verschwunden sind – und so auch meine Einstellung und die Bereitschaft dafür weiterzuzahlen. Dank einem c’t-Artikel konnte ich, soweit möglich, meine Daten lesbar und in einer zweiten Variante auch durchsuchbar sichern – und damit starb auch Evernote.
  3. Zwischendurch und je nach Erscheinen und Einstellung, Wiederauferstehen und unveränderter Version stieg ich nach dem Apple-Ausflug dankbar auf die Google eigenen Tools um. So lagerte ich auf Google Tasks, Google Notizen, Wunderlist und auch GMail mit Erinnerungsfunktionen aus. Aber jedes hatte seine Vor- und meist Nachteile: Tasks war eine Umsetzung der bis dato genutzten Papierversionen: endlos lange Listen zum Eintragen und Abhaken, ohne viele Extras. Google Notizen kann Erinnerungen, sonst ist es eher ein Postit-für-die-Ewigkeit-Aufbewahrungs-System. Wunderlist? Ich kann mich schon gar nicht mehr erinnern – aber das Vergessene und die Tatsache, dass sie von Microsoft gekauft wurden, ließ mich die Nutzung beenden. Und GMail? Klar sind die Erinnerungsfunktionen super und jeder guckt täglich mehrfach in seine Mails, warum also To-dos und Fristen nicht hier per kurzer Notiz in einer Mail an mich mit Termin und auch Anhang zurückstellen? Nun: es ist und bleibt eben ein E-Mail-Programm…! Und in Summe hat mich all das, außer meine Daten, nichts gekostet…
  4. Dann habe ich was cleveres neues im Web entdeckt: workflowy (Link zum Blogartikel). Kostenfrei bis zu einer gewissen Grenze nutzbar, ohne weitere Einschränkungen kann man hier „Endloslisten“ aber mit Unterpunkten und professionellen Gliederungsebenen anlegen. Auch eine Android-App ist bis heute auf meinem Pixel. Aber je mehr ich geschrieben und „abgelegt“ hatte, desto mehr störte mich der Mehrnutzer-Ansatz, den ich nicht brauchte. Auch hier versickerten ein paar Blogposts, die noch stückchenweise in den nächsten Wochen und Monaten nachgereicht und endlich live gehen werden.
  5. Die Liste könnte ich noch weiterführen, aber ich möchte auch einen Vertreter benennen, der meine Arbeitsweise an sich abdeckt. Und nein, es sind sogar auch hier mehrere, zum Beispiel meistertask oder als Weblösung Asana – und noch einige mehr. Warum die zwei? Beide kamen auf persönliche Empfehlungen nach Netzwerktreffen und intensivem Austausch, wie andere es machen zu mir, eines davon auch, weil ich gerne einfach mit Kanban-Boards arbeiten… aber… auch hier, viel zu viel statt klarer Fokus für mich in App oder Web – und so kommen auch diese beiden weg.

Jetzt habt ihr eine Vorstellung, wie meine Ausgangsbasis aussieht. Und als ich so am Schreibtisch für mich überlegt habe, wie es nun weitergeht, ist mir ein Klassiker der „Erledigungs“-Geschichte, der seit Jahren in meinem Bücherregal schlummert, wieder eingefallen: Vom Produktivitätsguru David Allen, der Klassiker: Wie ich Dinge geregelt bekomme (Link zu amazon). Ich stehe persönlich mehr auf die englische Ausgabe, Getting Things Done (auch hier der amazon Link). Und wer es richtig ernst mein, nimmt noch das für die Praxis sehr nützliche „Workbook“ (auch über amazon) dazu. Das Workbook habe ich als Kindle Version immer auf Handy oder eBook-Reader greifbar. So wird für mich aus der Buchmethode mit Beispielen und typischen täglichen Anwendungsszenarien, wie zum Beispiel explodierende Inboxen bei E-Mails oder auch dem täglichen „To-Do-Listen-Chaos“ plötzlich ein Schlachtplan mit Übungen und eben auch, zumindest für mich, schneller Umsetzung.

Allerdings muss man sich auf das Verständnis von David Allen und seine zugrundeliegenden Vorschläge, Umsetzungen und Ideen auch einlassen, sonst wird es auch hier ein Rohrkrepierer!

Ich mache euch einen weiteren Blogpost und PodCast zum Thema „Getting Things Done“. In dem zeige ich euch die „Eigenheiten“ und „Regelungen“ des Systems, damit ihr ein Verständnis bekommt, was es bedeutet, seine To-do-Listen oder digitalen Ebenbilder komplett auf GTD umzustellen. Das kann tatsächlich eine Herausforderung oder sogar eine komplette Umstellung der bisherigen Arbeitsweise sein. Und, in einem nächsten Schritt, zeige ich euch, wie man, mithilfe einer App, die ich hier und heute noch bewusst geheim halte – na, wer hat da „Spannungsbogen“ gesagt? – das GTD-System auch digital auf das Handy, Tablet, Computer, Google Chrome und sogar in GMail umgesetzt bekommt.

Spoiler: Es gibt ein paar Spielregeln zu befolgen, damit Hirn und Verstand dem System trauen. Hört sich vielleicht komisch an, macht aber mit dem nächsten Blogpost und PodCast plötzlich Sinn. Und: Du musst akribisch das System sichten, aktualisieren und abarbeiten, sonst ist es nur ein weiterer Zettelkasten, der dich nicht weiter bringt.

Wenn dich nun die Neugierde gepackt hat, kannst du mit den Links schon mal das System „Getting Things Done“ kennenlernen: Wie ich Dinge geregelt bekomme (Buch), Getting Things Done (das Buch in Englisch, das ich nehmen würde, da es in Teilen besser ist als die deutsche Übersetzung) und, wenn du typische Anwendungsszenarien schon voruntersucht und umgesetzt haben willst, das englischsprachige Workbook. Alle Links gehen zu meinem Lieblingsversender amazon, sicherlich findest du sie auch bei deinem Lieblingsbuchhändler.

Sollte ich eure Neugierde geweckt haben, bleibt dran für Teil zwei und drei, wo zuerst die Methode und dann eine passende App nebst Umsetzung kommt. Oder: überspringt Teil zwei und greift euch die Bücher ab und legt schon mal selbst los… so oder so, ich freue mich auf euer Feedback zu der Idee, der Auswahl von GTD, der „Abschaffung“ zahlreicher To-do-Apps auf meinem Handy und was euch sonst noch so dazu einfällt! 

Wir lesen uns dann in Teil zwei wieder!

 


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