Im ersten Teil habe ich euch eine kurze Auswahl der immer noch in Betrieb befindlichen To-do-Apps auf meinem Handy informiert. Im zweiten Teil, den ich zur hoffentlich besseren Verständlichkeit in zwei Teile geteilt hatte, habe ich mich an die Kernbotschaften von GTD, Getting Things Done von David Allen, gemacht. Im ersten Teil von Teil 3 habe ich nun endlich den Vorhang gelüftet und euch die besagte App Todoist als das Ziel unserer GTD-Digitalisierungsbestrebungen vorgestellt. Und jetzt der Moment, auf den ihr alle gewartet habt: wir führen die Notwendigkeit aus Teil eins, die theoretischen Vorgaben und Tipps aus Teil zwei, 1. Teil und 2. Teil, zusammen und digitalisieren das alles in einer App. Und ja, jetzt für alle, den den ersten Teil von Teil 3 noch nicht gehört oder gelesen haben oder es schon wieder vergessen oder verdrängt haben – verrate ich euch den dafür auserkorenen App-Namen … Es handelt sich um … <Musik!>
Todoist ist die App meiner Wahl. Ohne es zu wissen, habe ich dort auch einen Account, bereits aus dem Jahr 2013. Muss aber gestehen, daran fehlt mir jede Erinnerung, werter Herr Vorsitzender…!
Wer noch ein wenig Bebilderung und mehr Details wünscht, kann sich bei Todoist im Web noch eine Anleitung ansehen, Link dazu hier. Sonst folgt meiner gleich beginnenden Anleitung…
Und dann gleich noch ein kleines „Schmankerl“: Du wirst bei Umsetzung und vor allen der Nutzung feststellen, dass GTD auch in der kostenfreien Version gut funktioniert – aber auch, dass es Grenzen gibt. Vor allem, wenn es mehr wird und sich Listen (Projekte) und Etiketten mehren, kommst du um ein Upgrade auf eine Bezahlversion nicht rum. Daher habe ich für dich mit Todoist ein Goodie für dich ausgehandelt: wenn du dich über diesen Link hier anmeldest und einen Account anlegst, bekommst du volle zwei Monate den Pro-Plan für: umsonst!
Also: hier den Blog und Pod lesen und hören, Todoist laden und einrichten, dann den Link klicken, Account anlegen und zwei Monate die Pro-Version kostenfrei nutzen. Spätestens dann weißt du, ob GTD und die Bezahlversion was für dich ist – ein fairer Deal, oder?
Nun denn, ans Werk!
Wie bekommen wir die Schritte und die ganzen Listen in Todoist? Ganz einfach!
Kleine Erinnerung: Das Kernstück von GTD ist, dass du die Frage „Was mache ich als Nächstes?“ jederzeit problemlos beantworten kannst.
Dazu gehen wir durch ein fünfstufiges Modell:
- Sammeln: Wirklich alles fliegt in die App. Einfach auf „+“ drücken und als Notiz in den Eingang werfen. Hauptsache, das Gehirn muss sich nicht mehr an alles erinnern!
- Verarbeiten: Was habe ich hier und mit wieviel Aufwand kann ich es abarbeiten? Sofort, bei Zeitbedarf kleiner zwei Minuten, oder als mehrstufiges Projekt? Oder im Kontext einer Bahnfahrt oder eines Arztbesuches?
- Organisieren: das erste Kernstück! Alles, was dank 1. ins System kam und unter 2. mit Gedanken versehen vor-kategorisiert wurde, wird nun organisiert. Einfache Aufgabe, Projekt, mit oder ohne Unterprojekte und was sind die nächsten Schritte und habe ich dafür alle benötigten Informationen, Daten und Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Ansprechpartner sofort griffbereit?
- Erledigen: Man möge es gar nicht glauben, aber nun ist der Moment der Momente: Die aktuelle Aufgabe wird erledigt. Abgearbeitet. Abgelegt. Und geschafft, ein To-do weniger!
- Durchsehen: das zweite Kernstück! Täglich die Aufgaben des Tages und des Folgetags durchsehen, prüfen, dass alles zur Bearbeitung vorliegt, sonst beschaffen, zuordnen und idealerweise erledigen.
Und freitags (oder nach Wahl an einem anderen Tag) die große Durchsicht: was ist offen, was ist erledigt, was steckt in den einzelnen Listen, was ist auf der Vielleicht/Eines Tages-Liste drauf, was ist aktuell undatiert, sollte aber langsam in den Fokus rücken. Und was habe ich die Woche erledigt und was kommt in der nächsten auf mich zu?
Ziel für mich war, das System in Todoist so einfach wie möglich und auch so umfangreich wie nötig zu bauen. Schließlich, so die Theorie, will ich es so oft wie möglich nutzen und schnell, schnell alles reinwerfen. Und ich muss mich selbst loben: Das ist mir wirklich geglückt. Und, wenn ihr es aktiv nutzt, hält euch auch Todoist bei der Stange: Wer mehr und regelmäßig Sachen erledigt, einträgt und verarbeitet, bekommt sogenannte Karma-Punkte und steigt so spielerisch bis zu fünf Erfahrungsstufen auf. Achtung: in den Einstellungen nicht vergessen, Urlaubsabwesenheiten zu aktivieren, sonst geht es wieder rückwärts!
Und nun, endlich: mein Vorgehen!
- Steve, der Jäger und Sammler
Ganz GTD-like packe ich alles durch Klick auf das „+“ in der App in den Eingang von Todoist. Einfach immer rein damit. Was mir in den Sinn kommt, woran ich mich erinnern möchte, was mir einfällt, was ich bei einem anderen Einfall besser machen könnte… „+“, „+“ und noch mehr „+“! Damit folge ich der Leitlinie, alles immer sofort einzugeben! Und entlaste mein Hirn und arbeite an dem Vertrauen in das System!
Und obwohl Todoist mehrere Eingangskörbe abbilden kann, bleibe ich stoisch bei dem einen, der standardmäßig da ist! Das System einfach halten!
Und durch die Nutzung der App auf dem Handy genieße ich weitere Vorteile: Ich kann Bilder zu den Notizen einbinden, relevantes von Google Drive einbinden, noch bin ich zahlender Pocket-Nutzer, auch das wird in den Eingang gespült und alles, was IFTTT hergibt, schluckt auch Todoist!
Und am Rande: ich kann Aufgaben mit Kommentaren und Unterprojekten versehen! - Nun drehen wir alles durch die Mangel und verarbeiten es
Alles, was mehr als einen Schritt hat, wird zu einem Projekt. Alles, was weniger als zwei Minuten Zeit benötigt, wird sofort erledigt. Referenzmaterial hat heute keine Action und wird irgendwann mal benötigt. Was habe ich an wen bis wann delegiert? Mein Eingang läuft über? Dann in Handlungsschritte umwandeln!
Zur Erleichterung kann das eine oder andere in einen Termin mit Uhrzeit umgewandelt werden. Da liegt was, was kein Referenzmaterial ist und es wird nicht benötigt? Löschen drücken! Und klar: alles bestehenden oder neu zu schaffenden Projekten und/oder Etiketten hinzufügen!
Ganz wichtig: die Aufgabe so konkret und umsetzbar eingeben und mit so viel Information anreichern wie nur möglich! - Achtung, Kernstück Nummer eins – das Organisieren, jetzt wird es so richtig ernst!
Um hier schnell und zielgerichtet zum Ziel zu kommen, empfiehlt es sich, in Todoist eine Mischung aus (selbst angelegten) Etiketten und (selbst angelegten) Projekten zu nutzen!- Einfache Aufgabe, in weniger als zwei Minuten zu erledigen: sofort machen!
- Reguläre Aufgaben, alles, was nicht mehr als einen Schritt benötigt!
- Neues Projekt: Basis auch hier eine neue Aufgabe anlegen – hier werden allerdings zwei oder mehr Schritte für die Bearbeitung benötigt.
Bei der Eingabe per „#“ die Liste bzw. einen neuen Namen für das Projekt eingeben.
Wenn du nun etwas hast, das mehrstufig bearbeitet werden muss, ist das also ein Projekt. Wenn du nun in deinem Eingang weitere, ich nenne es mal neutral, Unterlagen hast, die ebenfalls zu diesem Projekt gehören, kannst du dies alles ebenfalls per „#“ oder am PC per Drag’n’Drop auf das entsprechende Projekt ziehen.
Bei der Vergabe des Projektnamens bist du frei – kurz und knackig hilft aber, auch auf dem Handybildschirm die Übersicht zu behalten! - Zusätzlich gibt es, und hierfür musste ich googlen, um das Wort zu finden, Interessenspären. Diese sind reine Orientierungshilfen für bestehende Projekte und keine neuen oder weiteren Aufgaben. Daher hängst du diese Interessensphären als Unterprojekte zu den eigentlichen Projekten an.
- Und nu? What’s next? Genau! Was mache ich eigentlich als Nächstes? Das ist eine Liste, in der du lauter To-dos sammelst, die als nächstes „entspannt“ bearbeitet werden können. Und wenn es Projektbestandteil ist, hast du mit „#“ bereits das Projekt in das To-do eingegeben und, zur besseren Ordnung, kannst du nun per „@„-Zeichen noch ein Etikett vergeben, welches du einfach nächste_Schritte nennst. Ja, der Tiefstrich ist Absicht, im Unterschied zu Projektnamen, die Leerzeichen beinhalten dürften, kann ein Etikett das nicht. Daher ist der Unterstrich eine kleine Erleichterung für bessere Lesbarkeit. Und, und das ist besonders nett, da es sich auch über alle Plattformen synct, kann ein klares und eindeutiges Emoticon am Ende für schnelle Wiederauffindbarkeit gerade bei umfangreicheren Listen helfen!
- Und was ist, wenn ich mal eine Terminsache habe? Wo kommt neben dem Datum die Uhrzeit hin?
Auch das ist kein Problem – allerdings rät GTD dazu, sich auf die täglichen Durchsichten zu verlassen, als eine große Terminablage mithilfe von einzelnen Aufgaben oder über komplizierte Projektaufbauten umzusetzen! Und auch hier zeigt sich dann, wie wichtig eine saubere Zuordnung zu Projekten und Etiketten ist. - Viele, viele Projekte für die täglichen Aufgaben, die viele Unterprojekte beinhalten können! Bestes Beispiel: Du legst ein Projekt „Agenda“ oder „Tagesordnung“ an. Und nun legst du weitere Unterprojekte an, so was wie „Montags-Review“, „Sales-Reporting“, „Marketing-Aktivitäten“ oder einfach „Rücksprache Chef“. Dann hast du, dank der täglichen Durchsichten, alle Aufgaben, Ideen, Unterlagen und was auch immer sonst noch so anfällt, immer passend für den jeweiligen Termin griffbereit und kannst sofort loslegen.
- Auch Fachartikel jederzeit griffbereit! Du weißt ja mittlerweile, dass es einen Ordner „Referenzmaterial“ gibt, in den du als Bild oder Dokument einfach Dinge anflanschen kannst, die du für spätere Verwendung benötigst. Und so kannst du auch deine Fachartikel oder Skizzen in Todoist hinterlegen und, wenn der Moment kommt, dem jeweiligen Projekt zuordnen – oder, wenn die Bearbeitung beginnt, sofort loslegen, weil einfach alles in der Ablagestruktur von Getting Things Done zu finden ist!
- Über meine Holding-Liste, die sonst Warten heißt, sehe ich sofort, wann ich was an wen delegiert habe und ob ich schon eine Rückantwort bekommen habe – oder eben nicht. So geht auch kein Beitrag eines Kollegen verloren!
Und, nicht vergessen: GTD fordert einen quasi auf, wann immer es geht, Dinge zu delegieren!
In Todoist kann man Projekte teilen oder Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und sogar Uhrzeit an andere Personen geben und Kommentare für die Zusammenarbeit hinterlegen. Die beste Vorgehensweise ist:- für jede beteiligte Person ein Projekt anlegen
- oder ein einzelnes Projekt für das ganze Team anlegen
- oder ein bestehendes Projekt teilen.
In Todoist zu bleiben, hat den Charme, dass alle vorhandenen Informationen dann auch von allen genutzt werden können – oder eben ergänzt!
- Kontexte, der gigantische Charme von Getting Things Done! Bräuche ich ein griffiges Superargument für GTD, es wären die Kontexte! Nochmal zur Erinnerung: Wie lange brauchst du, wenn ein Meeting früher aus ist, um für die verbleibende Restzeit eine passende Aufgabe zu finden? Mit GTD zwei Taps – und schon kannst du dir eine oder mehrere aussuchen! Oder was passt zur Wartezeit am Gate, idealerweise ohne Telefon und Rechner auf dem Schoß, da die ganze Umgebung mit lauscht und die unmittelbaren Nachbarn auch noch mitlesen? Kontextlisten sind hier der Hit! „15 mins“ für schnelle „Lückenfüller“, „Bahn“ für offline und ohne Telefon, „Arzt“ für komplett offline und ruhig, also etwa Lesestoff in Form von Fachartikeln.
- Und nun wird’s erledigt! Weg mit dem ganzen Kram hier!
Du hast also das GTD-System befüllt, in den Durchsichten kategorisiert, Projekten und/oder Etiketten zugeordnet und deine Kontextlisten angelegt, delegiert wie eine Führungskraft und immer noch den totalen Überblick – dann wird es Zeit, in den Projekten und Kategorien Dinge rauszuziehen, die du jetzt erledigten kannst.
Hierzu stelle dir die Leitfrage: Was kann ich JETZT am besten tun! Sichte Etiketten, Projekte und Termine, die Liste nächste Schritte und auch die Holdings.
Und, das fällt dir sicherlich auch gleich auf: Dank System hast du alles, was du zur Erledigung benötigst, in deinem System hinterlegt und musst nichts suchen oder fehlendes erst noch besorgen!- Auch hilfreich: die Ansichten „Heute“ und „Demnächst„. Dann bist du nicht nur im Blindflug, immer nur fixiert auf das, was du gerade machst, sondern eben mit Weitblick auf morgen und folgende Tage informiert. Aber immer ganz wichtig: aufgrund täglicher Sichtung ist der „Eingang“ leer und alles, was da drin war, entsprechend in der Struktur verteilt.
- Und durch dauerhafte Prüfung der Projektliste „nächste Schritte“ und den Kontext-Listen hast du für jede Situation den Überblick und Aufgaben mit allen Unterlagen griffbereit.
- Du kannst es dir in Todoist noch weiter erleichtern, wenn du Ansichten über individuelle Filtereinstellungen bedienst. Ein weiteres mächtiges Tool – aber da ich das nicht nutze, musst du hier leider selbst Erfahrungen sammeln.
- Und, zu guter Letzt, der letzte Schritt des GTD-Systems: Durchsehen.
Teile das am besten auf und behalte die Vorgehensweise bei:-
- Tägliche Durchsicht „Eingang„, nächste Schritte und Heute als auch Demnächst. Mache das morgens, du solltest in 30 Minuten durch sein.
- Wöchentlich, in maximal 120 Minuten die große „Freitagsdurchsicht„. Hier wird jede Liste, jedes Projekt, jedes Etikett, der Eingang und alles was so kreucht und fleucht angesehen und unter dem Gesichtspunkt „Was kann ich jetzt tun und was sollte ich jetzt tun?“ betrachtet.
-
Nicht vergessen: Der Erfolg von allem hängt davon ab, dass euer Gehirn dem System traut und sich „zurücklehnt“ und aufhört, von allem irgendwas zu merken und euch rechtzeitig zu erinnern. Also dranbleiben, weiter ausbauen, Listen prüfen und Aufgaben erledigen. Und schon denkt ihr mehr als ihr erinnert werdet!
Und solltet ihr jetzt feststellen, dass GTD nichts oder genau euer Ding ist – niemals vergessen: der Wochenrückblick ist der essenziellste Baustein!
Ich mache euch nun noch einen vierten Teil, in dem ich die GTD-Methode und die Vorlagen bzw. den Umgang damit von Todoist verlinke und darauf eingehe und meine eigenen Erfahrungen mit guten zwei Monaten GTD in der App als auch Tipps und Tricks mit euch teile. Vielleicht ist da noch was für euch dabei, was euch von Todoist und/oder GTD überzeugt oder euch in der Anwendung noch weiterbringt!
Bleibt dran, bis zum nächsten Teil!
Goodies:
- Wenn du noch nicht bei Todoist angemeldet bist, kannst Du über diesen Link gleich zwei Monate Pro-Plan für umsonst nutzen!
- Ich bin großer amazon-Fan, daher sind die drei kommenden Links alle für amazon – aber klar, jeder gut sortierte Buchladen oder weitere Online-Händler haben die Bücher auch:
- Getting things done als Buch im englischen Original, meine Kaufempfehlung!
- GTD the Workbook: Englische Ausgabe, typische Dinge im beruflichen Alltag und wie GTD drum rum gestrickt wird um dir das Leben leichter zu machen (ich habe es als eBook gekauft und auf irgendeinem mobilen Gerät somit immer dabei!)
- Wie ich Dinge geregelt bekomme, die deutsche Version von Getting Things Done als Buch.
- Die offizielle Todoist-GTD-Vorlage für den Wochenrückblick – mit einem Klick in deinen Todoist-Account übernommen und zur sofortigen Verwendung!
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