Update: Dokumentenscanner und digitale Ablage

Alle sprechen vom papierlosen Büro – aber keiner vom papierlosen zu Hause.
Also habe ich das mal in Angriff genommen und mit Kauf eines professionellen Dokumentenscanners mit automatisierter Texterkennung mein zu Hause, auch mit Hilfe von evernote, auf papierlos umgestellt.

Es war eigentlich ganz einfach. Ich habe kurzerhand meine ganze Ablage auf den Scanner geschmissen und bei evernote als durchsuchbares PDF abgelegt. Fertig. Klappt recht gut, auch wenn ich gerade bei den wirklich alten Dokumenten manchmal nach anderen Begriffen suchen würde, als die Texterkennung und evernote dafür vorgesehen haben. Aber: gefunden habe ich bisher immer noch alles, wenn auch teilweise in genau der Geschwindigkeit, wie ich früher in den Aktendeckeln danach gesucht hätte…

Es benötigt ein bisschen Disziplin, zeitnah alles, was die Post und so nach Hause bringt, auch zu Scannen und abzulegen.
Aktuell hänge ich etwas hinterher – vor allem mit dem „Aufräumen“ der PDF-Dateien.

Aber: wenn man sich mal dran gewöhnt hat, will man es nicht mehr missen. Auch (oder trotz) der sinnlosen Diskussionen bei Rückgaben oder Garantiefällen, wo jeder immer glaubt, nur mit dem Original tätig werden zu müssen (was übrigens falsch ist!).

Blöd nur, dass ich es mittlerweile sehr schnell geschafft habe, den freien Platz in meinen Schränken mit neuen Sachen zuzustellen – mal kucken, wann ich die digitalisiert bekomme…

Worauf Ihr Euch einstellen sollten:
Guter Scanner ab 400 Euro, Vollversion von Adobe Acrobat nötig, wer mit evernote arbeiten will, braucht einen Vollaccount – und viel Zeit und Geduld, da es am Anfang stundenlange Scan-Vorgänge bedeutet und die Altpapiertonne (ein Dokumenten-Häcksler wird empfohlen!) erst mal überquillen wird.
Der Dank ist eine Stichwort-basierte Echtzeitsuche über alle Dokumente, die bei Bedarf auf Handy, Tablet oder Rechner angezeigt wird und wenn es sein muss, auch ausgedruckt werden könnte.

Nur Toilettenpapier wird vorerst noch „in echt“ vorhanden bleiben…

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