Über die Jahre sind die To-do-Apps auf meinen jeweiligen Handys mehr und mehr geworden, ohne dass ich wirklich mehr und mehr geschafft hätte. Klar, der Tag hat nur 24 Stunden, kann man nun nüchtern sagen – aber mir geht es mit der Aussage eher darum, offene Dinge wirklich erledigt zu bekommen und idealerweise in selbstgesetzter Zeit oder eben vorgegebenen Deadlines. Und ja, da war ich in letzter Zeit nicht gut und die Tendenzen der Unpünktlichkeit und noch schlimmer, der Vergesslichkeit, eher steigend. Also, Gegenmaßnahme: Schluss mit mehr als einer To-do-App. Und ein System muss her. Was also lag näher, als mit GTD, Getting Things Done von David Allen loszulegen? Hier nun der zweite Teil, um euch nicht mit zu viel Information und Anleitung auf einmal zu erschlagen!
GTD hat nun, da das Buch ein gewisses Alter hat, weitere Ratschläge zur physikalischen (Papier-)Ablage. Auf diese gehe ich nicht weiter ein, da ich euch ja mit mir zusammen an eine App führen möchte, die GTD problemlos abbilden kann. Aber, falls ihr noch Aktendeckel, Postkörbe und Ablagefläche freihabt, schnappt euch das Buch (deutsche Variante oder die englische), David Allen beschreibt ein einfaches und wirksames System!
Damit haben wir den Block Organisieren im Kurzformat durch. Aufgrund der Länge und auch der hoffentlich genug in den Vordergrund gestellten Wichtigkeit wisst ihr nun, dass dies ein extrem wichtiger Bestandteil von GTD ist.
Und nun sind wir beim Thema Durchsicht:
GTD will dein Gehirn von allem „Gedankenmüll“ zu Aufgaben und damit in Verbindung stehenden Sachen und Terminen befreien. Und, das System muss so wasserdicht sein, dass dein Gehirn ihm vertraut und aufhört, ständig darüber zu grübeln, ob alles läuft und dass nichts vergessen wurde. Daher ist die Durchsicht ein zentrales Thema!
Du musst an den Punkt kommen, wo du spürst, dass du ein Gefühl der Kontrolle hast und sich in dir damit Entspannung breit macht! Dafür ist eine regelmäßige Durchsicht und eben auch der stete aktuelle Stand deines GTD-Systems wichtig.
Für die Durchsicht gibt es zwei wesentliche Bestandteile:
- Tagtäglicher morgendlicher Checkflug über den Tag:
Blick in den Terminkalender (was ist und wie viel Zeit bleibt mir für andere Dinge)
Sichtung der Liste nächste Schritte
Überprüfung von Kontext-KategorienAuf letztere bin ich noch nicht eingegangen, ich mache das in aller Kürze: Eine absolute Stärke von GTD sind Kontext-Kategorien. Ich hatte zuvor schon die eine oder andere so nebenbei ganz verständlich mit aufgelistet – aber der wirkliche Charme kommt durch eine für euch sinnvolle Erweiterung. Aber zuerst: worum geht es.
Stell dir vor, du hast einen Tag, der komplett mit Meetings bestückt ist. Also keine Chance auf produktive Arbeit… also, außerhalb der Meetings, natürlich!
Aber was, wenn ein Meeting 20 Minuten früher fertig ist? Die Zeit will man ja nicht ungenutzt verstreichen lassen! Aber in einer normalen Ablage zwischen E-Mail-Eingang, Terminkalender und Papierstapel dauert es meist länger, eine kurze Erledigung zu finden, als der Timeslot lang ist, den man gerade hat. Daher gibt es bei GTD Kontext-Kategorien. Und eine heißt, passenderweise, 20 Minuten. Eine andere könnte zum Beispiel „Arzt“ heißen, oder „Strand“ oder „Bahnfahrt“.
Jede dieser Kategorien hat einen Kontext: in die 20 Minuten wirst du dir Aufgaben, die nicht länger als 20 Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Hast du so eine Lücke, hast du sofort ein To-do parat und genauso schnell und effizient erledigt.
Der Kontext Arzt steht für einen Auswärtstermin, der Telefonieren und E-Mail-Schreiben quasi unmöglich macht, ebenso wie die IT-Nutzung. Aber auch hier können Aufgaben erledigt werden, weil du einfach alles vorbereitet und in deinem System hinterlegt hast: Fachartikel lesen, Texte redigieren, nachdenken, Probleme lösen, etc.
In Strand könnte deine Bücherliste für den Urlaub liegen, in Bahnfahrt etwas, wofür du schlechtes und nur teilweise verfügbares Internet und kaum Telefonempfang hast, du aber vier Stunden und eine gewisse Verspätung mit eingerechnet hast.Ich hoffe, du hast das Bild, was unter Kontext gedacht ist, ich springe nun zum zweiten essenziellen Durchsicht-Element:
- Das Rückgrat, der allumfassende Wochenendrückblick
Dauer: schon mal bis zu zwei Stunden! Also: plane das ein!
Ziel: Wenn du fertig bist, ist der Eingangskorb leer und verteilt, du weißt, was du die Woche über erledigt hast und hast einen Überblick, was dich die nächste Woche erwartet. Für alles, wenn benötigt, gibt es vorbereitetes Referenzmaterial, wichtige Termine, zum Beispiel von delegierten Aufgaben, hast du zusätzlich im Kalender mit Alarm notiert und die nächste Woche ist somit umfangreich vorbereitet.
Ach: vergiss nicht, Ideen, die dir bei der Durchsicht kommen, ebenfalls gleich in das GTD einzuarbeiten!
Die Projektliste betrachtest du unter dem Aspekt „Wie ist der Stand von…?“. Auch hier: aktueller Stand, Holdings (delegierte Arbeiten), ergänzendes Material, etc. Alles da!
Und, wir haben Träume, daher sehen wir auch die Vielleicht/Eines Tages-Liste durch. Wünsche und Träume aktuell? Was schon erledigt, was neu?
Und zu guter Letzt der heilige Gral: das Erledigen!
Aber, Moment. So einfach ist es nicht! Was will denn wieso und wann erledigt werden? Daher, die Leitfrage: Wie entscheide ich, in einem bestimmten Moment, was als Nächstes zu tun ist?
Ja, gute Frage! Und hier die Antwort.
Auf Basis deiner Intuition und …:
- Kontext: Arzt-Liste muss ohne Telefon und Computer gehen. Daher die nächsten Schritte in Kategorien unterteilen, damit die Aufgabe zum aktuellen Moment zu finden ist.
- Zeit: wofür habe ich heute/gerade eben eigentlich wirklich Zeit?
- Kraft: Wofür habe ich noch Power – und, unter uns, ganz ehrlich gesagt: Worauf habe ich noch Lust?
- Priorität: overruling all above – daher am Ende der Liste: Welche ist die wichtigste und dringendste Aufgabe auf der Liste. Ich bin kein Freund der Eisenhower-Matrix, daher streiche ich für mich immer den dringenden Teil – da ich versuche, Aufgaben so zeitlich zu bearbeiten, dass sie gar nicht erst dringendst werden – aber dazu mache ich vielleicht mal einen eigenen Blog und Pod…
Und jetzt seht ihr auch, warum die zuvor durchgeführten täglichen und wöchentlichen Durchsichten so wichtig sind: damit alle eure Daten und Informationen immer aktuell sind!
Ich weiß, dass viele Menschen Probleme damit haben, Prioritäten zu setzen. Daher, ein kleines Modell aus dem GTD, damit ihr einen Maßstab habt:
Die Wahrnehmungsdistanz.
Das führe ich jetzt nicht im Detail auf, wenn ihr hier Probleme habt, sollten euch die knapp unter 15 Euro für das Buch das wert sein.
Kurze Zusammenfassung: Sechs Schritte, von aktueller Horizont bis zu Horizont 5, eurem Lebenszweck. Jeder Horizont hat eine zeitlich limitierte Sichtweise, z.B. laufende Projekte oder eine Visualisierung, wo du dich in zwei bis drei Jahren siehst. So können Prioritäten ermittelt werden – allerdings nur, wenn ihr dann auch regelmäßig eure Horizonte auf dem aktuellen Stand haltet!
Wow – jetzt wo ich das so sehe, stelle ich erst fest, wie lange das wird. Ich trenne den Teil zwei daher auf, damit er verdaulicher kommt!
Daher, zum nun eigentlichen Ende eine kurze Zusammenfassung:
Dauernd alles im Kopf haben zu wollen, verursacht Stress und fördert die Vergesslichkeit und das gedankliche Chaos. Daher: GTD nutzen, es bringt wieder Ordnung ins Leben und lässt das Gehirn mit „Denken“ das tun, was es am besten kann.
Und, wenn du das System konsequent anwendest, erledigst du mehr als jetzt in weniger Zeit und bist daher auch noch entspannter!
Rückgrat sind die fünf Schritte:
- Sammeln: Aufgaben, Ideen, Gedanken. Schriftlich fixieren und ab in einen „Behälter“. Schon ist der Kopf frei für die wichtigen Aufgaben!
- Verarbeiten: Den Behälter von oben regelmäßig leeren und für jedes To-do klären, was es ist, worum es geht und um was es sich handelt.
- Organisieren: Ergebnisse aus 2. in strukturierte Listen übertragen (nächste Schritte, Projekt, Holding, etc.)
- Durchsehen: ein Kernelement! Die tägliche und wöchentliche Durchsicht der Listen, um festzustellen, was erledigt werden kann, was muss und in welcher Zeit. Mit diesem Schritt entsteht das eigentliche Systemvertrauen, damit das Gehirn loslässt!
- Erledigen: Na, warum heißt es wohl getting things done? Ja, GENAU! Weil wir nun nach Kontext, Zeit, Ort oder Wichtigkeit ganz entspannt die jeweiligen Aufgaben abarbeiten und erledigten können.
Und damit endet der „kurze“ Ausflug in die Welt des GTD, wie es im Buche steht – und im nächsten Teil geht es dann an die Umsetzung in einer App! Bleibt dran!
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