Liebe Führungskräfte, Hand aufs Herz: Was wisst ihr wirklich über die Arbeit, die eure Mitarbeiter so erledigt bekommen? Nein! Ihr wisst weit weniger als ihr euch einredet!

Rücksprachen, One on Ones, monatliche Abgleichtermine über neue, laufende und abgeschlossene To-do. Dann noch Bonusvereinbarungen, die abgeglichen werden mit dem Ist an Erledigtem. Und schriftliche Listen, die jeden neuen Auftrag erfassen. Oder eben ein CRM. Oder ein nicht immer ideal konfiguriertes Salesforce. Genug geschwärztes Papier, sollte man meinen, damit eine Führungskraft sich ein Bild der Arbeitslast und der Aufgaben als auch der eigentlichen „daily work“ machen kann. Frage eins: Muss ich das als Führungskraft überhaupt alles so sehr im Detail kennen? Frage zwei: Und wie viel Prozent dessen, was dein Mitarbeiter nun so den ganzen Tag macht, glaubst du, kennst du nun? Schlechte Nachricht: beide deiner Antworten sind falsch. Neuer Versuch, was die Aufgaben deiner Mitarbeiter angeht, wie viel davon weißt du? Schätze jetzt von 0 bis 100 Prozent…. und… hast du eine Zahl im Kopf? Wie viel Prozent der Arbeit deiner Mitarbeiter kennst du? Ok, ich löse: Du hast von mindestens 60 % keine Ahnung oder kannst dich, wenn du es z.B. in einem Gespräch mit deiner Führungskraft hast, keine Erinnerung mehr… Und, die schlechte Nachricht: es kann auch locker mehr als 60 % sein! Ich kann dich nun schon zweifeln und widersprechen hören, allerdings habe ich mir das nicht ausgedacht, es belegt eine aktuelle Studie.

HAL9000 / Bild-/Quelle: wikipedia.de
HAL9000 / Bild-/Quelle: wikipedia.de

Jeder von euch kennt die verschiedenen Typen von Führungskräften: das Genie. Keiner macht ihm was vor. Er hat die Firma quasi gegründet. Kennt jedes Produkt aller Generationen auswendig und kann es, ganz wie MacGyver, mit einem Lötkolben in geringer Zeit sofort anfertigen. Oder der Strebsame. Noch nicht sein Leben lang in Führung, aber sehr bemüht. Kaum ein Ratgeber zum Thema Führungskraft, den er nicht sofort auswendig lernt. Somit wird jeden Monat eine neue Methodenkuh durchs Dorf gejagt. Und, als modernes Management-Phänomen: die Quote. An sich keine Ahnung, weder bereit noch aus eigenem Antrieb auf die Position gekommen und muss nun mit Führungskräfte-Schulungen und Führungsverantwortung das Beste aus dem Chaos machen, das sie hinterlässt. Und dann noch Mister „Is-mir-egal!“. Egal, was der Mitarbeiter will, der Typ ist noch inkompetenter als Stromberg und daher ist ihm alles egal – aber er ist gezwungen, lange Listen von Protokollen, also internen Protokollen zu schreiben, um seinen Arsch zu retten, wenn die Bude plötzlich lichterloh brennt und er Schuld daran hat. Nein, nein, da geht ein Mitarbeiter über die Wupper, nur nicht er. Er hat ja immer klar gesagt, dass es genau so nicht geht, bla, bla, bla. Und da mittendrin sind sie, die Perlen, die guten Führungskräfte, denen der Job nur so zufliegt und die einfach alles richtig machen – und die von ihren Mitarbeitern dafür hochgelobt werden…

Obwohl ich hier pointiert und sehr übersichtlich schnell fünf klassische Typen benannt habe, hat wohl jeder von euch seinen Chef in eine Schublade packen können. Einen Chef hat schließlich jeder von uns, auch der CEO muss sich einem Aufsichtsrat oder Board gegenüber rechtfertigen. Auch der Papst muss, wenn auch etwas mehr spirituell, seinem Chef Rede und Antwort stehen – und sei es nur am Ende des gemeinsamen Weges… Ach ja, ich schreibe diesen Text am Osterwochenende, sollte sich jemand unter euch wundern.

Und mit all den Mitteln und Werkzeugen, die Führungskräften in modernen Unternehmen heute so zur Verfügung stehen, wie viel wisst ihr denn nun über die Arbeit, die eure Mitarbeiter so aktuell auf dem Tisch haben?

Ich kenne viele Abstimmungen, die diese Frage auf 100 % bringen sollen: Ich habe schon Confluence-Seiten erlebt, die ich wie ein Kleinkind wiederholen sollte und trotzdem ging Auftrag nach Auftrag in die Scheiße. Tja, Quotenchefin, keine Ahnung vom Bereich, von der Firma nur eingeschränkt, trifft auf schlecht gesprochenes Englisch und einen US-sprachigen Chef. War lustig, was hatte ich Spaß und was hatte ich so alles mit der Quotenkönigin ausprobiert!

Oder die guten alten Klassiker: Montägliche, mittwöchliche oder freitägliche Runden, in denen Chef seinen Mitarbeitern Redezeit eingesteht, um sich ein Bild der Lage zu machen.

Dann die diversen Systeme, die die aktuell schöne IT-Zeit mit sich bringt: Salesforce, SAP oder eine Latte an CRM-Anbietern.

Und ich sage es noch mal: Unsere Führungskräfte können sich – bestenfalls! – an 40 % (oder eben leider noch weniger) dessen erinnern, was du tagtäglich tust und auch an sie berichtest!

Die Zahl könnte zwar aus meiner beruflichen Erfahrung kommen, aber gefunden habe ich sie in einer aktuellen Studie, die in den USA bei Fortune 500 Unternehmen durchgeführt wurde. Da kann unser kleiner DAX, auch wenn er nun die Kassen ausschließlich der Deutschen Börse mit dieser Änderung von 30 auf 40 Unternehmen füllt, nicht im Ansatz mithalten.
Zurück zu den Fortune 500: Hierbei wurden 14 Teams, die in Summe fast 300 Leute repräsentierten, betrachtet. Und wenn man die Manager von diesen Teams befragt hat, woran ihre Teams aktuell so arbeiten, konnten sich im Durchschnitt die Leader nicht an aktuelles erinnern oder hatten bis zu 60 % dessen, was ihnen berichtet wurde, schlichtweg vergessen!

Als ich das gelesen habe, fiel mir mein vorvorletzter Chef wieder ein. Ein Psychopath, wie er im Buche steht. Und ein Fähnlein, das sich auch ohne Wind stetig drehte. Und da er meinem Team und mir fast schon stündlich neue Ideen und Umsetzungen auf den Tisch warf – wir waren eine Multiprojektmanagement-Truppe -, sind wir in drei Jahren, bis ich besagten Tisch verlassen habe, weder einer Aufstellung der Projekte noch einer Erledigung, geschweige denn, in meisten Fällen, einer Beauftragung, nahegekommen. Und obwohl benanntes „Genie“ Nächte damit verbrachte, alles auswendig zu lernen und auf Abruf rezitierbar von sich zu geben, wusste der gute Mann weit weniger als 40 % dessen, was in seinem Bereich, und, ganz ohne Mitleid für Palastbauer, von knapp 110 Leuten so tagtäglich abging – oder in den meisten Fällen eben gar nicht.

Die Ergebnisse der Studie belegen weiterhin, dass die Kosten, die Manager durch ihr Nichtwissen somit verursachen, hoch sind – und das bereits in Teams ab fünf Mitgliedern. Somit werden, auch wieder auf allen Ebenen, Ziele und digitale Transformationen angestoßen, auf Basis lückenhafter Informationen, die eine Firmengründung glatt vor dem Start schon in den Ruin treiben würde. Ganz zu schweigen von der Unkenntnis von Schmerzpunkten oder wie ihre Teams Arbeiten beendet bekommen.

Und, klar gesagt: diese Führungskräfte raten somit nur, wenn sie Investitionen für ihre Teams freigeben, die ihnen die Arbeit erleichtern sollen. Das belegt aber auch, allen modernen Tools vom CRM bis ERP folgend, wieso intern so viele, teils heimliche, teils offen genutzte dauerhafte Übergangslösungen bestehen. Überwiegend ist Excel hier der beste Freund der Mitarbeiter.

Was sich aber wirklich richtig negativ auf die Mitarbeiter auswirkt, ist die Tatsache, dass ihre ahnungslosen Führungskräfte systematisch deren Produktivität abwerten oder sogar negativ wahrnehmen und dazu noch Ressourcen und Investitionen in technische Tools, zum Beispiel für Automation, falsch bewerten und somit zu hoch oder zu niedrig ansetzen. 

Auch hier fällt mir sofort ein Unternehmen aus meiner langen Laufbahn ein. Hier wurde blind auf Salesforce gesetzt. Zumindest, wenn man im Bereich Verkauf tätig war oder sein wollte. Allerdings zählte Salesforce, was Spesenritter und Luftschlossarchitekten magisch anzog, nicht die bare Münze eines echten Kontakts, der eben ein echter Auftrag war, sondern der Funnel setzte ausschließlich auf hypothetische Werte. Da war also nicht „Verhandlung eines Angebots“ mit 25-prozentiger Wahrscheinlichkeit einer Beauftragung hinterlegt, sondern banale Dinge wie „Kunde hinterließ E-Mail-Adresse beim Download eines Datenblatts“.  Kann man so machen, wenn man viel Bonus für eher Nichts und eben auch wenig Engagement durch den Schornstein jagen möchte – und genau das unterstreicht das Ergebnis der Studie.

Und jetzt kommt auch noch, nach zwei Jahren HomeOffice und anhaltender Covid-Müdkeit eine teils zwanghafte Digitalisierungsmarotte on top, die es für viele Manager noch schwieriger macht, zu verstehen, was ihre Teams oder seine direkten Untergebenen so den ganzen Tag machen.

Die gute Nachricht: vorstehende Problematik lässt sich lösen. Allerdings bedarf es Zeit, den Willen und vor allem die Einsicht der Führungskraft und den Aufbau eines maschinellen Lernens. Damit wurden Führungskräfte aufgefordert, zwei Dinge zu bewerten: Die Art und Weise, wie sie glaubten, dass ihre Leute ihre Arbeit erledigten. Und eine Kategorisierung in typische betriebliche Abläufe wie „Controlling“, „Reisemanagement“, „Bestellwesen“, „Marketing“ etc.

Die Magie spielte sich nun in der künstlichen Intelligenz ab, die aus den Eingaben bei den Teams ähnliche Arbeitsabläufe zu finden versuchte. Daraus wurde abgeleitet, wie zutreffend der Manager die Tätigkeiten seiner Mitarbeiter kannte – und somit wurden die 60 % Unwissenheit ermittelt. Dabei wurde die Schwelle des „perfekten Managers“ gar nicht so hoch angesetzt: Dem System wurde als Schwelle für eine perfekte Führungskraft ein „Erinnerungsvermögen“ von 80 % als ausreichend für „Note eins“ hinterlegt. Oder, Milchmädchenrechnung: die 60% Unwissenheit sind eigentlich 80 %, da die 100 % auf 80% runtergeregelt wurden… es wird immer schlimmer, je mehr Details der Studie man kennt!

Ich muss zwei Dinge wohl nicht erwähnen: in allen 14 Teams, die in der Studie betrachtet wurden, wurden auch nennenswerte „Vergesslichkeiten“ gegenüber den einzelnen Mitarbeitern und deren Kompetenzen entdeckt. Und, auch klar: Manager, die mit diesen Ergebnissen konfrontiert wurden, waren mehr als nur überrascht…!

In der Studie wurde nun mit dem maschinellen Wissen ein Lösungsweg erarbeitet, der es den Führungskräften ermöglichte, zwischen 24 und 60 % der Wissenslücken zu füllen und somit bessere Entscheidungen zu treffen und sein Team und dessen Tätigkeiten und Fähigkeiten besser einzuschätzen. Böse Randbemerkung: die Studie belegte auch, dass Algorithmen die besseren Führungskräfte sind – was das Thema Kennen und über das Wissen ihrer Teams angeht.

Und wer sich nun ein wenig durch diese Studie ertappt fühlt, sollte sich auch im Klaren sein, dass aufgrund steigender Anforderungen und damit verbundener Komplexität die jetzigen Lücken in den nächsten Jahren steigen und steigen werden. Und nicht jeder möchte sich ein maschinelles Lernprogramm zulegen, um Führungskräften seine Teams näherzubringen… also braucht es Wege, dies auch in der guten „analogen“ Welt noch hinzubekommen!

Es braucht also Führungskräfte, die sich die entsprechenden digitalen Tools nach ihrer Arbeitsweise aussuchen und konsequent in der Nutzung halten. Das kann zum Beispiel über Evernote in Form eines Notizbuches für jeden Mitarbeiter abgebildet werden. Oder wenn man lieber über MindMaps arbeitet, eine entsprechend passende Software sein. Auch kann man über meine Serie zum Thema Getting Things Done eine Struktur aufbauen, die die entsprechenden Infos aufnimmt und bei Bedarf problemlos bereitstellt.  Wichtig ist, dass man die Daten immer dabei hat und schnell und problemlos zugreifen kann. Daher muss hier ein, Achtung, Datenschutz, DSGVO und Firmen-interne Richtlinien!, Cloud-Sync möglich sein und eine Nutzung auf Handy, Tablet, Notebook und Privatrechner. Schließlich muss Einblick immer da sein – und auch eine Anpassung der bisherigen Einschätzung des Mitarbeiters.

Und, so komme ich wieder zu meiner Kindergärtnerin mit den Confluence-Seiten zum laut Vorlesen, denn das wichtigste ist, dass Führungskräfte endlich eine einheitliche, beständige und übereinstimmende Art der Kommunikation an den Tag legen. Nicht jeder versteht einen Satz, der außer internen Kauderwelsch keine Information von sich gibt. Und ein „mach ma‘!“ ist für einen die verlängerte Mittagspause und für den anderen der Start eines Projekts für die nächsten fünf Jahre. 

Und wer es lieber aus der Studie haben will, bitte schön: Die Empfehlung hier ist, die Erfahrung der Teams als Daten zu sehen, da diese eine realistische Einschätzung, was erledigt werden kann, ermöglicht. Damit ist ein Ende von top-down-Zielen in Sicht, das müssen heute ahnungslose Manager eben bereit sein, zu akzeptieren. Und Teams müssen sich im Detail klarmachen, was die Übernahme eines Auftrags bedeutet, wenn sie nicht unter enormen Druck für das gesamte Team, also zum Beispiel, für die gesamte Abteilung,  schuften wollen.

Es geht also letztlich wie immer um Kommunikation. Um unmissverständliche Absprachen. Um Vermeidung von Firmen-internen „Fachwörtern“. Und vertraglichen Vereinbarungen zwischen Führungskraft und einzelnem Mitarbeiter, aber auch zwischen Team und Führungskraft dahin gehend, dass der Chef die realistische Arbeitslast der Gruppe kennt und einschätzen kann, was noch „on top“ geht und was eben nicht mehr.
Das fordert die Mitarbeiter aber auch dazu heraus, klar zu benennen, was ihre aktuelle Last ist und wo sie noch oder eben nicht Luft haben. Und auch da habe ich schon Kollegen gehabt, die selbst ihrer privaten Freundschaft dreist im firmlichen Rahmen ins Gesicht gelogen haben, nur um ein wenig Freizeit-optimiert auch auf der Arbeit um die Runden zu kommen.

Wer mehr dazu wissen will, kann im Harvard Business Manager hierzu nachlesen oder im Harvard Business Review nach „Do you know your teams get work done“ suchen.

Ich glaube, da steckt ein wenig Erkenntnis für Mitarbeiter und Führungskräfte drin, die man mal durchdenken sollte, da diese Ergebnisse auch diesseits des Atlantiks Gültigkeit haben. Also denn, liebe Führungskräfte: durchs Lesen eine Idee gewonnen, wie fehlende 60 % Wissen geborgen werden können?

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